Phase de lancement

Sont décrites ci-après les différentes étapes suivies lors de la création ou la refonte d’un site Internet par la Région Aquitaine. Ce document sert à comprendre comment la démarche qualité et l’outil de pilotage s’articulent avec les processus de production de la Région .

Un service de la Région déclenche la création, l’amélioration ou la refonte d’un site Internet auprès de la Direction de la communication .

La demande de création, d’amélioration ou de refonte d’un site Internet est formulée par un service de la Région auprès de la Direction de la Communication. Celle-ci prend appui sur la Délégation aux Techniques d’Information et de Communication (DTIC) et si nécessaire sur la Direction des systèmes d’information pour évaluer la pertinence et les besoins techniques du projet. La Direction de la Communication se prononce sur l’opportunité de création ou de refonte. Les exigences de la Charte éditoriale Internet de la Région Aquitaine et des critères qualité applicables aux sites de la Région sont évaluées et intégrées dès cette étape.

Critères Région

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Lorsque cela est pertinent, une étude complémentaire (audit de l’existant, benchmarking, analyse des contenus et services) est lancée à l’initiative du service, de la Direction de la Communication ou de la DTIC.

Cette étape qui n’est pas systématique peut conduire à produire :

un audit du site existant, une étude de satisfaction des utilisateurs ou l’analyse des statistiques d’audience ;
un benchmark consistant à analyser des sites de contenus ou de services similaires ;
un recensement des attentes des utilisateurs ;
un prototype ou des storyboard qui modélisent la navigation sur le futur site et l’architecture de l’information.

Prototype

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Le correspondant qualité crée une feuille d’évaluation pour le projet dans l’outil de pilotage qualité et accessibilité. Cette feuille d’évaluation servira tout au long de la création et de la vie du site.

Le correspondant qualité crée la feuille d’évaluation au regard des exigences fixées préalablement sur les critères de la charte qualité Aquitaine et de la charte éditoriale. Il constitue l’équipe projet en permettant à chaque membre de l’équipe d’accéder aux données d’évaluation du site.

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Le service produit le cahier des clauses techniques particulières, la grille d’analyse des offres et les critères de sélection des candidats. La délégation TIC et/ou un prestataire extérieur assurent l’assistance à la rédaction du CCTP (assistance à maîtrise d’ouvrage).

Le Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) mentionne le niveau de conformité exigé lors de la livraison du site et renvoie vers les différentes chartes à respecter (qualité, éditoriale).

Critères de sélection des candidats : outre les critères habituels contenus dans les marchés publics, la Région Aquitaine peut être amenée à demander aux candidats d’argumenter sur leur capacité à produire un site respectant les règles de la charte qualité Aquitaine.

La grille d’analyse des offres repose sur la capacité des prestataires à répondre aux besoins exprimés par la Région dans le CCTP.

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Le service, la délégation TIC ou le service des marchés publics déclenche la procédure de marché public.

La procédure de marché public est portée par le service en charge du projet, la DTIC ou le service des marchés publics en fonction du seuil et de la nature du marché public envisagé.
La Région Aquitaine publie le marché dans la plateforme électronique des marchés https://marchespublics.aquitaine.fr/ qui permet de :

rechercher et consulter les annonces de publicité de marchés publics ;
être alerté des marchés publics publiés, selon les critères définis par l’utilisateur ;
télécharger le dossier de consultation (DCE) ;
déposer sous forme électronique les réponses ;
poser des questions relatives à un marché en particulier et recevoir les réponses apportées par la Région.

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Le service demandeur analyse les offres avec l’appui éventuel d’une Assistance à maîtrise d’ouvrage interne ou externe.

L’analyse des offres repose sur la grille d’analyse établie précédemment lors de la rédaction du CCTP et du choix des critères de sélection.
Chaque critère est noté et pondéré selon le coefficient publié dans le règlement de la consultation.
Dans le cadre de la démarche qualité Web, une attention particulière est apportée par le service de la Région sur la capacité du prestataire à produire des sites respectant la charte.
Une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) interne ou externe peut avoir été prévue par le service et participer à l’analyse.
Si nécessaire, le chargé de mission qualité Web peut intervenir en support sur le respect des chartes.

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Le service demandeur valide le choix du prestataire et lance la production du site

Le choix du prestataire est consigné dans le rapport d’analyse et soumis à la signature de la Personne responsable du marché (PRM) de la Région, qui notifie au prestataire qu’il a été retenu.
A partir de cette notification, la phase de production du site peut débuter.

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Le correspondant qualité intègre le prestataire attributaire du marché dans l’outil de pilotage qualité.

L’équipe du prestataire attributaire du marché vient compléter l’équipe projet initiée dans l’outil de pilotage.

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Voir la phase de production